Agréé FFA 2023
La plateforme ONSINSCRIT.COM est labellisée FFA et la FFTRI et possède des interfaces automatiques avec ces fédérations afin de valider les licences des participants (qui s’inscrivent à des événements référencés dans ces fédérations).
Les objectifs de ces interfaces sont multiples : (suite…)
Paiement en X fois
Pour les adhésions aux clubs, dont les montants peuvent grimper assez vite, ou bien pour des inscriptions à des formations ou des congrès/voyages, il est indispensable de pouvoir proposer un paiement en plusieurs échéances.
Avec « onsinscrit.com », il ne s’agit pas d’un paiement en 3 fois avec empreinte de carte bleue, ce qui impliquerait de payer obligatoirement en 3 fois et 3 mois de suite, mais bien d’un nombre d’échéances modulable, avec toutefois des limitations fixées par l’organisateur.
Les classiques paiements en 3 fois posent des limitations : il faut une CB encore valable 3 mois et les 3 prélèvements sont fait sur 3 mois consécutifs. On serait alors loin de la souplesse que l’on connait, par exemple, lors des adhésions aux clubs avec nos 3, 5, 10 chèques préparés en septembre et encaissés toute l’année, au grand dam des trésoriers qui doivent de plus supporter les gros yeux du banquier voyant arriver des centaines de chèques régulièrement.
Pratique aussi pour des inscriptions à des formations étalées dans le temps sur plusieurs sessions et pour lesquelles on veut faire payer une échéance avant chaque début de session de formation.
Ici, l’organisateur fixe un nombre maximal d’échéances et une date butoire à laquelle tous les derniers paiements devront être faits. Exemple : 6 échéances max, fin de paiement au 15 février de l’année suivante.
On peut aussi imposer un montant fixe de premier paiement (montant légal par exemple).
Ces 3 paramètres peuvent se positionner ou bien au niveau global d’un site/évènement, ou bien être défini suivant un choix de l’inscrit dans le formulaire : telle option déclenche la possibilité de payer en plusieurs fois, telle autre non, ou en moins de fois ; par exemple.
Enfin, on peut aussi définir un échéancier imposé pour tout un site / évènement donné. Avec éventuellement un premier montant imposé, là aussi. Si l’inscrit arrive après les premiers appels de l’échéancier, le premier montant cumulera le retard. C’est utile, par exemple, pour les inscriptions à des cursus de formations sur plusieurs périodes et pour lesquels on souhaite un règlement d’une échéance 1 mois avant chaque créneau de formation.
Suivant la date d’inscription de l’adhérent et les paramètres cités ci-dessus, la plateforme calcule ce qu’il est possible de proposer comme paiement en X fois. De plus, la plateforme échelonne autant que possible les paiements (max 1 par mois) sur la période, plutôt que de les regrouper consécutivement.
Enfin, des mails automatiques aux dates d’échéance préviennent les inscrits qui reviennent payer l’échéance (ou plusieurs s’ils veulent solder le tout !).
A noter qu’un deuxième mail part 2 semaines après la relance si le paiement n’est toujours pas intervenu.
L’espace organisateur propose enfin un tableau de suivi des échéances, dossier par dossier, indiquant l’état de chaque échéance et relance.
La fin d’un cauchemar pour les trésoriers des associations !
De la souplesse pour les inscriptions à des formations ou des congrès !
Un module d’inscription sur place (pour l’instant sans paiement CB, donc paiement direct à l’organisateur) permet à l’organisateur de gérer informatiquement ses inscriptions, une fois les inscriptions web classiques fermées. Elles se passent au moyen d’une adresse web d’inscription temporaire et secrète afin de laisser le contrôle des inscriptions sur place à l’organisateur.
Le formulaire d’inscription sur place reprend le formulaire spécifique de l’événement, sans les options devenues inutiles à ce moment là (repas, navette etc, qui n’ont plus de sens le jour J). Les informations de choix de formule / distance demeurent.
Le but in fine est de récupérer les inscrits directement dans le fichier des inscrits (ou automatiquement par l’interface GMCAP ou LOGICA, s’il s’agit d’une course) et d’éviter ainsi les bulletins papiers difficilement déchiffrables et les saisies de dernière minute alors que le chrono démarre.
Il faut s’assurer d’avoir du réseau mobile ou un accès web quelconque à l’endroit des inscriptions.
L’organisateur peut conserver l’adresse d’inscription pour lui, il centralise les inscriptions sur tablette, téléphone ou ordinateur.
Un schéma classique de déroulement dans ce cas là est :
Cela nécessite de prévoir et briefer le bon nombre de personnes sur ces tâches (paiement, contrôle licence, affectation dossard).
Le déroulement est similaire, mais l’organisateur peut laisser la main aux coureurs – soit équipés de leur téléphone, soit grâce à des tablettes ou ordinateurs prévus sur place.
Il faut quand même contrôler en amont la phase paiement / contrôle justificatif / affectation du dossard. Ensuite c’est le coureur qui saisit ses informations de manière autonome.
L’adresse temporaire des inscriptions sur place est donnée à l’avance dans l’espace organisateur (dès lors qu’un créneau d’inscription sur place est défini), et un QR-code permet d’imprimer ce code en grand, les coureurs munis de téléphones se feront une joie de dérouler l’inscription eux-mêmes.
Il est possible de définir des plages d’ouverture de ce service sur plusieurs jours (retrait de dossards la veille…).
L’organisateur a en permanence un tableau de suivi des dossiers « sur place » saisis.
Cette fonctionnalité ne coûte rien tant qu’il s’agit de paiement direct à l’organisateur (donc hors paiement CB – fonction à venir pour les inscriptions sur place).
Il n’y a pas de phase d’envoi du justificatif médical / licence, donc l’organisateur doit conserver une copie.
Suivant l’affluence sur place et les moyens informatiques de saisie (un seul ordinateur ? plusieurs ?), des bulletins papiers peuvent demeurer nécessaire pour ne pas engorger les inscriptions sur place.
Enfin, il est conseillé d’en parler avant à onsinscrit.com afin de ne pas découvrir l’ensemble du procédé le jour même, dans le rush. Et de tester par exemple en s’ouvrant les inscriptions sur place temporairement pour tester.
Doublons, incohérences de noms…
L’espace organisateur vient de se doter d’un nouvel outil de détection de doublons potentiels de participants. Parfaits doublons ou dossiers similaires.
Par exemple, lorsqu’un participant crée un dossier sans le régler, puis, au lieu de revenir reprendre le paiement plus tard, recommence le processus intégralement. La suppression d’un tel doublon permet par exemple d’éviter des relances (par les mailings automatiques décidés par l’organisateur) à des personnes ayant un dossier en règle et l’autre non.
Autre exemple, un participant qui commence une inscription solo pour finalement être repris par son club.
Plus rare, mais ça arrive, des inscrits en double (2 paiements !) malgré l’accompagnement pendant l’inscription qui indique au participant qu’il est déjà connu.
La détection se base sur les dates de naissance, sexe, nom et prénom en analysant des similitudes.
Parfois aussi, des participants inversent leur nom et prénom et ont ainsi du mal à se trouver sur les listes d’inscrits, dans le rush du jour J.
Grâce à une base de données de + de 27000 prénoms de différentes origines, « onsinscrit.com » repère automatiquement les inversions probables et l’indique lors de la création du dossier, ainsi que via une fonction dédiée pour l’organisateur. De même pour les incohérence sexe / prénom.
Difficile d’être exhaustif dans ce domaine, aussi les problèmes résiduels sont remontés et analysés afin d’améliorer la précision de l’outil.
Grâce à tout ça, l’organisateur a un fichier d’inscrits encore plus propre !
Contrôle en amont des dossiers
Pour les événements un peu particuliers et les adhésions aux clubs/associations, la plateforme s’est enrichie d’une fonctionnalité particulière permettant d’ajouter une étape de validation manuelle des dossiers, par l’organisateur, afin de contrôler leur contenu.
Ainsi, un participant crée son dossier mais ne peut accéder tout de suite au paiement. L’organisateur est prévenu automatiquement qu’un nouveau dossier est à relire et devra aller l’accepter ou le refuser. Une fois accepté, le participant pourra donc reprendre à la phase de paiement, ajout des justificatifs etc.
Evidemment, cela n’a d’intérêt que sur des événements nécessitant obligatoirement un tel contrôle, soit car il y a un besoin de filtrage, soit pour des adhésions à des clubs, pour contrôler certains choix (impactant le prix par exemple), choix effectués par l’adhérent susceptible de se tromper.
Réductions pour les participants
La plateforme « onsinscrit.com » propose une grande quantité d’outils et de paramétrage de votre événement, si bien qu’un point sur les outils techniques à votre disposition, lorsqu’il s’agit de tarifs préférentiels, invitations, réductions pour les groupes etc, peut s’imposer. C’est l’objectif de ce présent article : résumer les avantages et inconvénients des outils permettant des réductions pour les participants.
Le système de réservation de places permet de créer des « tickets » d’inscription (via un lien d’inscription spécial) pour une ou plusieurs personnes, utilisable une seule fois, et permettant au départ de bloquer des places à l’avance, tout en évitant de dépasser le quota d’inscrit maximum. Une réservation peut être notée comme étant « gratuite » et ainsi, le paiement est validé automatiquement.
Avantages : il faut faire l’inscription en une fois, donc être sûr que le groupe concerné est « proche » et qu’une personne est en capacité d’inscrire tout le monde d’un coup.
Inconvénients : vous bloquez les places à l’avance, si le quota d’inscrits est fermé, ces places étaient déjà comptées et le site rouvre pour la personne ayant la réservation. Pour l’organisateur, le système est automatique : il gère ses invitations, les distribue et ne s’en occupe plus.
On peut en définir plusieurs, du type « PROMO2K16 » chacun étant valable de 1 à X fois, et chaque code donnant lieu à une réduction d’un montant donné (donc éventuellement la gratuité). Le formulaire d’inscription permet la saisie de ces codes lorsqu’il y en a de définis sur un événement.
Avantages : il suffit de diffuser le code aux participants concernés et ils sont autonomes pour l’inscription.
Inconvénients : peut être utilisé par d’autres si un code à usage multiple passe de main en main ; cependant la liste des inscrits indique qui a utilisé quel code, pour contrôle.
On peut définir un ou plusieurs paliers de réductions pour les participants, paliers permettant d’appliquer une remise en euros selon trois méthodes décrites ici.
Exemples :
– A partir de 20 personnes, -3 € pour tous ; et entre 10 et 19 personnes, -1.50 € pour tous
– Ou bien les 10 premiers payent le tarif normal et les suivants -2 €
– Ou encore, troisième possibilité, réductions de X € par paquets de 5 inscrits, donc sur un groupe de 12 inscrits, les 2*5 premiers en bénéficient mais pas les deux derniers.
Les réductions peuvent s’entendre par groupe inscrits sur une même distance / formule, ou bien par taille de groupe dans l’absolu.
Avantages : calcul automatique du montant à payer directement lors d’une inscription groupée atteignant l’un des paliers.
Inconvénients : s’applique uniquement pour les inscriptions de personnes, pas pour les inscriptions à des courses par équipes ; peut servir à tous les groupes (mêmes groupes d’amis, pas uniquement aux gros clubs si c’est le besoin d’origine) ; on doit s’inscrire en une fois. Si un n-ième coureur arrive après coup, il n’est pas dans le groupe et ne bénéficie pas de la réduction.
On peut coupler cela avec le système de réservations afin de bloquer les places à l’avance et ainsi laisser le temps de constituer le groupe même si les inscriptions entre temps s’emballent et que le quota d’inscrits est atteint.
A l’inverse, on rappellera qu’il est aussi possible de définir des dates d’augmentation des tarifs de vos événements. A double tranchant : cela peut faire se presser les candidats comme les refroidir après coup.
Les réductions de tarif calculées avec l’âge sont possibles (plusieurs paliers possibles), quitte à rendre gratuite une inscription pour un certain âge.
Enfin, des réductions de tarif pour les pré-inscrits lorsque le système de pré-inscriptions a été mis en place.
Voilà pour cette petite mise au point sur les possibilités réductions pour les participants.
Affectation automatique de dossards
Une nouvelle fonction débarque. Pour ceux dont le logiciel de chronométrage ne permet pas une numérotation automatique de dossards, ou lorsque celle-ci n’est pas assez paramétrable, « onsinscrit.com » vous apporte une solution : la numérotation automatique de dossards. A chaque dossier confirmé (payé), le dossard est automatiquement affecté.
Au fait : chers organisateurs, pensez qu’il est aussi possible d’afficher en live la liste des inscrits sur votre site *avec* le numéro de dossard, justement.
Il s’agit donc d’une numérotation chronologique. En effet, si vous optez pour une numérotation alphabétique (par nom de famille par exemple), il faudrait attendre la fin des inscriptions.
Par contre, des règles multiples de numérotation peuvent être définies. L’organisateur décide donc d’affecter des séquences par distance (lorsqu’il y a plusieurs distances/formules sur son événement), par sexe (ou mixité d’équipe pour les courses par équipe), ainsi que quelques règles particulières pour les équipes (numérotation automatique de dossards par séquences 1001/1002 puis 1011/1012 par exemple, ou des numéros de dossards identiques pour les membres d’une même équipe).
De quoi répondre à tous les besoins courants en terme de numérotation automatique de dossards !
Prenons une manifestation sportive comptant un 10 km et un 20 km. Il serait donc possible de définir une règle du type : numéroter les inscrits du 10 km à partir du dossard 1 pour les hommes, 201 pour les femmes, et, pour le 20 km, à partir de 401 pour les hommes et 601 pour les femmes.
Si ce même évènement comptait une déclinaison « par équipe » sur le 20 km (admettons des duos), il serait possible de numéroter les équipes à partir de 1001/1002, tout en définissant un pas de 10, c’est-à-dire que l’équipe suivante sera la 1011/1012.
Du côté des équipes, on pourrait tout autant définir une règle affectant les mêmes numéros aux membres d’une même équipe : 1001/1001 puis 1002/1002 etc.
Et fin du fin, tout ceci peut être décliné en fonction de la mixité de l’équipe (les équipes mixtes à partir de 1001…., celles masculines à partir de 2001 et celles féminines à partir de 3001…).
Voilà pour ce tour d’horizon de la numérotation automatique de dossards.
Vous êtes coureur et connaissez des courses où les places partent trop vite dans la confusion générale ? Faites lire ceci aux organisateurs concernés. Vous leur rendrez service, et à vous aussi.
Ouverture des inscriptions…
C’en est fini des inscriptions à des courses en mode « rush tout part en 30 minutes » avec pots cassés à la fin du style « Devant une trop grosse affluence, nous avons vendu trop de places et devons ainsi vous rembourser, pour respecter les conditions de course, notre autorisation de fréquentation […]. Nous sommes sincèrement désolés. ».
Désolé ? Pas autant que le coureur qui sautait déjà dans sa chaise, trop content de participer.
Si votre événement connait ce genre de succès fulgurant, et les déboires qui vont avec, « onsinscrit.com » vous apportera une solution unique pour vos inscriptions, permettant d’éviter cela.
S’il n’empêchera pas à tout le monde de se connecter à la seconde où ouvrent les inscriptions, il dispose par contre d’un système de détection d’affluence qui calcule qu’entre le nombre de places restantes et l’affluence sur le site à l’instant ‘t’ (calculée à la milli-seconde), un potentiel risque de dépassement du nombre max d’inscrits se pose. Les visiteurs sont alors automatiqués placés en file d’attente et attendent leur tour à mesure que les inscriptions sont effectivement faites (renseignées et vendues) par les personnes arrivées avant.
En image :
File d’attente à l’oeuvre
Non. « onsinscrit.com » a fait le choix de garantir à une personne qui commence le processus d’inscription de pouvoir aller au bout, et de ne surtout pas l’informer au dernier moment que, entre temps, toutes les places sont parties. Cette personne aurait rempli son dossier, vérifié X fois les informations etc, pour in fine se voir refuser l’inscription car elle est un peu lente sur son clavier ou sa connexion Internet pas terrible ? Inconcevable !
Non, le système de calcul surestime sensiblement le nombre de places achetées par participant (souvenez-vous qu’il est possible d’inscrire un grand nombre de personnes à la fois, notamment utile pour les clubs). A chaque « vente » ou presque, cela débloque donc des personnes en file d’attente.
Les courses connaissant ce type d’affluence connaissent aussi, des années passées, les clubs habitués. Le système de réservation de places permet de bloquer avant l’ouverture les places qu’il faut. Les personnes disposant ainsi de telles réservations n’ont même pas à se soucier de l’heure d’ouverture des inscriptions, ni du jour. Elles reviennent plus tard compléter leur dossier réservé, même s’il s’agit d’une inscription groupée.
A noter que le système a comme effet de bord de ralentir le rythme des inscriptions, surtout vers la fin.
Enfin, afin d’éviter une attente longue et inutile, le nombre de places restantes est affiché automatiquement lorsqu’il est inférieur au nombre de personnes en file d’attente…
Bien sûr, il y aura quand même des participants qui n’auront pas de place, mais au moins ce ne sera pas le fruit du hasard ou d’une connexion lente, au pire simplement d’une arrivée trop tardive sur le site d’inscription, et bien sûr d’un succès énorme pour l’événement en question.
Rattrapage d’inscriptions
« onsinscrit.com » permettait déjà de créer des réservations de places, cela servait à 2 choses :
– Bloquer/réserver des places avant qu’elles ne soient effectivement renseignées et payées, et ainsi éviter un débordement du nombre d’inscrits lorsque celui-ci est strict (typiquement pour des clubs n’ayant pas encore tout à fait défini qui allait participer).
– Autoriser des inscriptions *après* fermeture officielle de celles-ci, grâce à un lien particulier donné à la personne concerné, permettant ainsi de dépasser la limite de date ou de nombre d’inscrits, selon le souhait de l’organisateur.
Il restait néanmoins quelques cas de figure qui arrivent parfois :
– Un participant qui n’a pas payé à temps son inscription (n’a pas pu le faire sur le moment et est revenu trop tard pour régler, les inscriptions étant closes entre temps)
– Un participant ayant utilisé une réservation sans enchaîner sur le paiement du dossier. Lorsqu’il revient sur le site pour payer, les inscriptions étant fermées et sa réservation consommée, impossible de payer.
Ceci se traduisait souvent par la recréation d’un dossier avec paiement dans la foulée. Pas très pratique.
Dorénavant, l’organisateur pourra sélectionner les dossiers non payés qu’il souhaite autoriser et, grâce à un lien spécifique, permettre à son propriétaire de reprendre à la phase de paiement, même lorsque les inscriptions sont fermées.
Pour des courses à forte affluence, cela peut aussi permettre une notion de « repêchage » de dossiers.
Ce menu n’apparaît dans l’espace organisateur que lorsque les inscriptions sont fermées (date ou nombre d’inscrits atteint).
A bientôt !